inhaltsverzeichnis dieser Ausgabe

SharePoint mit Conditional Access | Unser Meeting 1x1 | Verteiler vs. Shared Mailbox | Unsere Sommeraktivitäten | Todors Leseempfehlung | Lern unser Team kennen

Hi Sophie,

der Sommer ist in vollem Gange und wir sind tief in spannende Projekte und Aktivitäten eingetaucht. In dieser Ausgabe möchten wir euch einen Einblick in unsere aktuellen Initiativen geben und zeigen, wie wir als Team die Sommermonate nutzen, um uns weiterzuentwickeln und neue Ideen zu entfalten.

In einem aktuellen Projekt haben wir einem Kunden aus der Sozialbranche erfolgreich beim Umstieg von einem lokalen Dateilaufwerk auf SharePoint begleitet. Während sensible Pflegedaten weiterhin lokal verwaltet werden, entschied sich das gemeinnützige Unternehmen, sämtliche Büroorganisation und allgemeinen Dokumente in die Cloud zu verlagern, um flexibler arbeiten zu können.
 
Ein zentrales Element des Projektes war die Implementierung von Conditional Access, um den sicheren Zugriff auf die SharePoint-Daten zu gewährleisten. Durch gezielte Zugriffsregeln, die standort- und geräteabhängig greifen, haben wir sichergestellt, dass bestimmte Bibliotheken nur von autorisierten Firmengeräten aus zugänglich sind. Für die Zusammenarbeit mit externen Partnern wurde eine separate Bibliothek eingerichtet, die speziell für das sichere Teilen von Daten konzipiert ist.
 
Mitarbeitende, die von außerhalb des Netzwerks arbeiten, nutzen zudem eine zusätzliche Sicherheitsebene durch Multi-Faktor-Authentifizierung. Mit diesem cloudbasierten Ansatz kann unser Kunde flexibel und sicher arbeiten und gleichzeitig neue Möglichkeiten zur Zusammenarbeit in SharePoint nutzen.

In den letzten Wochen haben wir uns gefragt: Wie wollen wir unsere Meetings gestalten?

Unser Ziel: Die Zeit der anderen zu respektieren und sicherzustellen, dass unsere Meetings zielgerichtet und wertschätzend ablaufen.

...und vielleicht wurden wir dabei auch von Cal Newport inspiriert.

Im Team haben wir reflektiert, was unsere Meetings produktiv macht und was eher als Zeitfresser gilt. Das Ergebnis unserer Überlegungen ist „Unser Meeting 1x1“ (Arbeitstitel), ein Leitfaden für die Terminorganisation und -teilnahme bei PROLAN. Dazu gehört unter anderem:

• Klare Besprechungsbezeichnungen und Agenden: Jedes Meeting sollte einen prägnanten Titel und eine gut durchdachte Agenda haben, sodass alle wissen, worum es geht und welche Rolle sie spielen.
• Terminfindung mit FindTime Umfrage - Verwende FindTime, um eine Umfrage für schwierige Terminfindungen zu erstellen, bei der alle Teilnehmer:innen abstimmen können.
• Pausen einplanen: Zwischen Terminen sollten mindestens 5 Minuten Pause liegen, um kurz durchzuatmen und sich neu zu fokussieren.
• Effektive Nachbereitung: Ergebnisse und Aktionen werden klar dokumentiert, damit alle Beteiligten wissen, was als nächstes zu tun ist.

Unser Meeting 1x1 ist ein Schritt, um unsere Zusammenarbeit  produktiver zu gestalten und sicherzustellen, dass wir in jedem Meeting einen Mehrwert schaffen. Auch wenn wir damit vielleicht das Rad nicht neu erfunden haben, hilft es uns sehr, uns immer wieder daran zu erinnern, was uns und unseren Kolleg:innen bei gemeinsamen Meetings wichtig ist.

Was ist euch bei Meetings besonders wichtig?

Wenn unser „Meeting 1x1“ für euch interessant klingt, schreibt uns – wir teilen es gerne mit euch!

Was wir häufig gefragt werden und unsere kurze Antwort

FRAGE

Verteiler (Verteilerliste) vs. freigegebenes Postfach: Was ist der Unterschied?

ANTWORT

Ein Verteiler ist eine E-Mail-Adresse, die Nachrichten automatisch an eine festgelegte Gruppe von Empfängern weiterleitet. Jede:r in dieser Gruppe erhält die E-Mail als Kopie ins eigene Postfach.

Ein freigegebenes Postfach hingegen ist ein gemeinsames Postfach, auf das mehrere Personen zugreifen können. Hier landen alle E-Mails zentral an einem Ort, und berechtigte Teammitglieder können das Postfach gemeinsam nutzen, Nachrichten einsehen und beantworten sowie auf den zugehörigen Kalender zugreifen.

Beide Optionen bieten unterschiedliche Vorteile – je nach Anforderungen und Situation könnt ihr entscheiden, welche Lösung für eure Kommunikation besser geeignet ist. 

Der Sommer ist für uns nicht nur die Zeit um tief in Themen einzutauchen, sondern auch eine Gelegenheit, unseren Teamgeist zu stärken. Von gemeinsamen Grillabenden in Lichterfelde oder in Reinickendorf bis hin zu spannenden Floßbau-Events – wir haben viele Aktivitäten unternommen, um den Zusammenhalt zu fördern und einfach eine gute Zeit miteinander zu verbringen.

In unserem kurzen Foto-Rückblick könnt ihr einige der Highlights der letzten Wochen sehen.

TODORS LESEEmpfehlung

"Deep Work" von Cal Newport